Krijg inzicht in uw processen met Navigator
Beheerprocessen van projectorganisaties worden logisch ingericht, maar ze werken vaak niet efficiënt. Synotion gebruikt de geautomatiseerde tool Navigator. Heldere dashboards geven inzicht bij welk onderwerp en welk onderdeel de schoen wringt.
Voorbeeldcasus:
- Organisaties streven een bepaalde beheersbaarheid na. Men bedenkt een “beheerssysteem” en maakt een helder beleid zoals werken volgens ISO 9001, Systems Engineering standaarden (NEN 15288) een HSE beleid dat de best ervaringen met de culturele ladder volgt.
- Vervolgens werkt men het beleid en gekozen systeem uit in werkprocessen en heldere RACI’s. het “bestaan” is hiermee een feit. Aangewezen proces eigenaren zien toe op de uitvoering.
- Maar werkt het ook zo op de werkvloer? Is het beleid en zijn de beschreven processen wel door een ieder omarmd? Werken we ook daadwerkelijk zo?
- Hoge mate van volwassenheid op deze beheersprocessen zorgt dat een procesverandering is opgezet, dat het bestaat én dat het ook werkt.
- Auditors (vaak interne medewerkers) stellen de directie op de hoogte of het beleid ook echt in de organisatie “landt”.
Deze consultancy activiteiten hebben we geautomatiseerd in onze tool “Navigator” en hiermee wordt binnen 1 week tijd zichtbaar waar in de organisatie, op welke onderwerpen en bij wie de verbeteringen voor het oprapen liggen.
De Synotion oplossing in 5 stappen:
1. Definiëren
• Een organisatie kiest de systeemopzet.
• Welke algemeen erkende norm, industriestandaard of best practice wenst men te hanteren?
• Voor welke processen? Welk volwassenheidniveau streeft men na? Wat is het (minimale) doel?
Norm, kader en niveau, het doel dus, worden mogelijk voorgeschreven door opdrachtgevers. Al dan niet in minimum eisen. Vervolgens kan een opdrachtgever zijn volwassenheidsniveau claimen in de aanbesteding. In dat geval liggen de norm en de gekozen werkwijze vooraf contractueel vast.
Synotion biedt haar bibliotheek met diverse kaders en volwassenheidsmodellen die reeds geheel geheel zijn uitgewerkt in Navigator.
2. Meten
De 360° online uitvraag onder diverse stakeholders. Denk hierbij vooral ook aan de werkvloer, onderaannemers, diverse sites. Pas als de werkvloer de beschreven werkwijze geaccepteerd heeft en hier effectief naar handelt is er sprake van een expertorganisatie.
3. Analyseren
De verzamelde data wordt omgezet in stuurinformatie.
Navogator, de online “Integrated Quality Risk Management” SaaS applicatie gaat ‘rekenen’.
Het wordt exact inzichtelijk waar en op welk onderwerp bij wie en op welk onderdeel de grootste verbeterpunten liggen.
4. Rapporteren
Via heldere online dashboards krijgen de verschillende organisatie onderdelen en verantwoordelijke stakeholders actuele informatie en wordt inzichtelijk wat per onderdeel de belangrijkste risico’s en aandachtsgebieden zijn. Navigator identificeert verbeter acties met behulp van een Pareto analyse (80/20 regel). Welke aspecten hebben bij ieder organisatieonderdeel de grootste afwijking ten opzichte van de doelscore?
5. Verbeteren
Zet de verbeter acties uit (dié acties die de grootste bijdrage aan de gewenste doelstelling leveren). Periodiek – elk halfjaar – uitgevoerd maakt Navigator een onlosmakelijk en onmisbaar onderdeel uit van je kwaliteitssysteem van continue verbeteringen op weg naar operationele excellentie.
Zo vormt Navigator een effectief en efficiënt beheersinstrument voor een “Integrated Quality Risk Management” aanpak.